Webáruház integrálása ügyviteli rendszerrel, számlázó, készletnyilvántartó, CRM, ERP rendszerrel

Amennyiben már komolyabb üzleti múlt áll a háta mögött, jó eséllyel használ már jelenleg is valamilyen ügyviteli szoftvert (számlázó, készletnyilvántartó, CRM, ERP, stb.) Ilyenkor jogos az az igénye, hogy ne kelljen az adatokat duplán menedzselni, de elég legyen egy helyre feltölteni, és a másik rendszerben automatikusan jelenjenek meg ezek az adatok.

Webáruházainkat számos esetben integráltuk már, és szinte minden lehetséges kommunikációs formát alkalmaztunk a gyakorlatban. A következőkben igyekszünk bemutatni az általános ismereteket webáruházak külső rendszerekhez történő integrálásával kapcsolatosan.

Miért van ilyesmire szükség?

A cél szinte mindig az automatizálás. Általános emberi és üzleti igény, hogy keressük a kényelmet és a hatékonyságot, hogy bármit amit csinálunk, próbáljuk még eredményesebben művelni. Az informatikai háttérrendszerek mind ezért jöttek létre, hogy támogassák a cég fő üzleti tevékenységét. Ilyen informatikai rendszerek az ERP (vállalatirányítási) rendszerek, illetve ezek részei, mint a raktárkészlet-kezelő rendszerek, CRM (ügyfélkapcsolati) rendszerek, számlázó programok, stb.

A webáruházak működtetése igen komoly, erőforrás-igényes feladat, számos feladatból áll, mint a termék-adatbázis felvitele és naprakészen tartása, az ügyfél-adatbázis megfelelő kezelése, a megrendelések adminisztrálása és utókövetése, és persze a számlázás, fuvarlevél-kitöltés, stb.

A rossz hír az, hogy ahogy nő egy áruház, ahogy nő a termékek és megrendelések száma, úgy nő az ezen műveletek elvégzésére fordított idő is. Jó hír viszont, hogy ezen műveletek többsége valamilyen szinten automatizálható, felgyorsítható.

Továbbá általános igény, hogy lehetőleg ne kelljen egy adott feladatot kétszer is elvégezni. Így például a termékeket ne kelljen felvinni külön az ERP rendszerünkbe és a webáruházunkba is, a webáruházba érkező megrendeléseket ne kelljen kézzel átvezetni az ERP rendszerbe, vagy az új ügyfél adatokat ne kelljen kézzel felvinni a CRM-be.

Milyen folyamatokat szokás automatizálni az e-kereskedelem esetében?

Ahogy nő egy webáruház forgalma és termékszáma, úgy merülnek fel általában az újabb és újabb igények az egyes folyamatok automatizálására. Most felsoroljuk a leggyakrabban előforduló igényeket, a gyakoriságukkal megegyező sorrendben.

Milyen megoldások vannak az integrációra?

Alapvetően két tényező alapján csoportosíthatjuk az integrációs megoldásokat: egyrészt a kommunikáció időbelisége alapján, másrészt az automatizáltság mértéke alapján.

A kommunikáció időbelisége alapján két fő csoportba sorolhatjuk az integrációs megoldásokat. Az egyik csoportot nevezhetjük "real-time" rendszereknek, amikor is valósidejű kommunikáció van a webáruház és a külső rendszer között. Ilyen például, amikor a felhasználó megnézi egy termék adatlapját, a webáruház elküld egy kérést a raktárkészlet-kezelő rendszernek, hogy mondja már meg az adott termék darabszámát, ez a rendszer válaszol rá, majd ezt a visszakapott információt jeleníti meg a webáruház a felhasználó felé. És történik mindez alig tizedmásodperc alatt. Előnye, hogy a felhasználó mindig garantáltan naprakész adatokat lát, és nem tud pl. megvásárolni egy olyan terméket, amit már eladtak a boltban.

A másik csoportot nevezhetjük a "szinkronizált" rendszereknek. Ilyenkor a webáruház és a külső rendszer között adott időközönként (pl. naponta, vagy félnaponta, vagy óránként, esetleg adott esemény bekövetkeztekor, pl. egy gomb megnyomására) történik kommunikáció, amikor is a legutolsó kommunikáció óta eltelt változásokat közli egymással a két rendszer (ezt hívjuk szinkronizációnak). Hátránya, hogy mivel ez nem valós idejű, ezért az adatok sem mindig teljesen frissek. Ugyanakkor a céltól függően gyakorlatilag tetszőleges időközönként lehet szinkronizálni (pl. akár 15 percenként is végbemehet a készlet adatok frissítése), így a felhasználó szempontjából nem feltétlenül vehető észre a különbség, és a hiba-százalék minimálisra csökkenthető (minimális az esélye, hogy egy 10 perce még készleten levő terméket egyszerre akarjanak megvenni offline és online is).

A valós idejű kommunikáció általában jóval több kezdeti (és gyakran folyamatos) költséggel is jár, ugyanis nem csak a fejlesztése problémásabb az ilyen rendszereknek, de gyakran egyéb infrastrukturális beruházással is járnak (pl. külön szervergép vásárlásával a webáruház számára, vagy elegendő sávszélesség biztosítása). Ilyenkor ugyanis sokkal több adat áramlik a webáruház és a külső rendszer között, mint a szinkronizált megoldásnál, és így terhelhetősége is jóval korlátozottabb.

Összehasonlító táblázat

Automatizáltság foka

Az integrált rendszerek másik csoportosítása az automatizáltság foka alapján történik. Ez alapján megkülönböztetünk manuális, félautomata és automata rendszereket.

Manuálisnak nevezzük azt a megoldást, amikor a külső rendszer alapvetően nincs felkészülve semmilyen külső kommunikációra, de lehet bele adatokat importálni, illetve belőle adatokat kiexportálni. Ilyenkor lehetséges az, hogy pl. a benne tárolt cikktörzs adatait kiexportáljuk egy fájlba (mely jellemzően CVS (formázatlan szöveges fájl), XLS (Excel) vagy XML formátumú szokott lenni), és ezt a fájlt egy-az-egyben beimportáljuk a webáruházba. Ilyenkor általában mi (a webáruház fejlesztők) alkalmazkodunk a külső szoftverhez, és az azok által meghatározott fájlformátumot és szerkezetet használjuk. Hátránya, hogy így minden frissítés igényel egy kis manuális munkát is (ami jó esetben csak egy pár kattintás), előnye viszont, hogy erre gyakorlatilag minden ügyviteli szoftver fel van készülve, így az ő részükről nem igényel plusz fejlesztést (ami általában elég költséges dolog). Ezt szolgálják a Megrendelések exportálása és Vevőadatok exportálása moduljaink , illetve az Excel importálás és karbantartás moduljaink.

Félautomatának nevezzük az olyan rendszereket, melyek alapvetően képesek egymással kommunikálni, de ezt csak szigorúan emberi parancsra teszik. Ilyenek gyakran például a számlázó programok, melyekben egy gomb lenyomásával le lehet tölteni a friss megrendeléseket, majd egy másik gomb megnyomásával számlát lehet belőlük készíteni. Alapvetően nem sok hátrányuk van a teljesen automata rendszerekhez képes, inkább biztonságtechnikai okokból használjuk őket (vagy azért, hogy ne kelljen fix IP címet rendelni a külső rendszerhez).

Automata egy rendszer, ha az semmilyen emberi beavatkozást nem igényel a hétköznapi használathoz, csak ha módosítani akarjuk a működését. A real-time rendszerek mind automaták, a szinkronizált rendszerek esetében fordulhat elő a manuális vagy félautomata működés. Alapvetően célszerű automatára csinálni pl. a termékek és készlet adatok frissítését, és minden olyasmit, ami egyébként sem igényelne emberi beavatkozást (szemben pl. a számlázással, melynél úgyis fizikailag is bele kell tenni a csomagba/borítékba a számlát, így egy plusz gomb megnyomása igazán nem oszt-szoroz).

Ha szeretné kideríteni, hogy az Ön által jelenleg használt ügyviteli szoftverrel milyen integrációs megoldások lehetségesek, akkor írjon nekünk, és egy kollégánk felveszi Önnel a kapcsolatot!