|
2013. április. 29. |
||
|
A legtöbb webáruházban eljön az a pillanat, amikor nehézkesebbé válik a megrendelések összeállítása és egyre több időnket veszi el. Míg kezdőként napi 1-5 csomagot kellett összeállítanunk mostanra akár napi 10, 20 vagy akár napi 50, 100 megrendelést is kezelnünk kell. Szinte azonnal. Hisz ügyfeleink elvárják a pontos és korrekt szállítást ahogy webáruházunkban ígértük.
Az egyre növekvő megrendelés szám egyre nagyobb erőforrást, logisztikát igényel. Annak érdekében, hogy ne csússzunk ki a szállítási határidőkből és ügyfeleinkhez időben megérkezzenek a megrendelések, automatizálni kell folyamatainkat. Nézzük meg azt a 10 területet aminek automatizálásával rengeteg időt takaríthatunk meg magunknak és akár 80%-al is csökkenthetjük költségeinket. 1. Számlázás Minden megrendelésről külön számlát kell kiállítanunk. Ami elég sok időt vesz igénybe, főleg ha egy külső számlázó programot használunk, mert akkor egyesével kell felvinnünk az ügyfeleink összes adatát. Megoldás ha automatizáljuk ezt a folyamatot és egy beépített számlázó program segítségével egy gombnyomásra elkészíti a program az összes számlánkat, minden adattal kitöltve. Ezzel rengeteg időt spórolhatunk magunknak. 2. Futárcímke Minden csomaghoz amit futárszolgálattal küldünk ki egy futárcímkét is kell készítenünk. Vagy más néven etikett címkét. Van aki ezt kézzel írja meg, van aki a futárszolgálat szoftverébe egyesével gépeli be, majd nyomtatja. Nagy számú megrendeléseknél ez a művelet is sok időbe telik. Megoldás ha automatizáljuk ezt a folyamatot is és a számlák kiállítása után rendszerünk automatikusan elkészíti a címkéket ügyfeleink minden adatával kitöltve. 3. Riport a futárcégnek Jobb esetben a futárszolgálat szoftvere amiben elkészítettük a csomag címkét, automatikusan küldi az összesítést a napi csomagok kiszállításáról szállítópartnerünknek. Ha mégsem, akkor a napi összesítést nekünk kell összeállítani és eljuttatni a futár cégnek akár elektronikusan akár a futár által. Mert ha ezt nem tesszük a saját bevételünk bánhatja vagy legalább is igen körülményesen lehet csak tisztázni a helyzetet. Ezért a legjobb ha ezt a folyamatot is automatizáljuk. Megbízzuk programunkat, ha már kiállította a számlákat és a csomagcímkét akkor automatikusan küldje a riportot szállító partnerünknek. 4. Komissiózás Ahogy növekszik a cégünk és webáruházunk forgalma, egyre kezelhetetlenebbé válnak termékeink tárolása és nyomon követése. Akár naponta több órát is elveszíthetünk azáltal, hogy a csomagoláshoz összekészítsük a megrendelt termékeket. Megfelelő készletnyilvántartó program nélkül, szinte lehetetlen hiba nélkül dolgozni. Elég kellemetlen helyzetté tud válni ha már több ügyfelünk csomagját is összekevertük, és nem azt kapta amit megrendelt. Ennek helyrehozatala igen költséges lehet számunkra, ezért ennél a folyamatnál a hibázás nem megengedhető. Ezt úgy automatizálhatjuk, hogy a programunk segítségével pontos, termék fotóval ellátott kiszedési jegyzéket kapunk a megrendelésekről, amiben szerepel, hogy mely termékünk, melyik polcon helyezkedik el és mennyit kértek belőle, melyik rendeléshez tartozik. Programunk automatikusan elkészíti a napi megrendelések összeállítását és ennek köszönhetően elküldhetjük bármelyik összekészítő kollégánknak akár e-mail-ben egy gombnyomásra. 5. Utánvét követés, pénzügyi teljesítések Hazánkban még mindig legelterjettebb fizetési forma webáruházak esetén, a készpénzes fizetés, csomagok átvételekor. Ilyenkor a futárszolgálat beszedi a pénzt ügyfeleinktől majd időközönként átutalja számlánkra. Ekkor a futár cég egy riportot küld számunkra, hogy lássuk mely csomagszámhoz tartozó utánvét összegét utalta el számunkra. Ha jól dolgoztunk a megrendelések összeállításánál és feljegyeztük az adatokat akár Excel táblázatban akár egy füzetben, hogy mely csomagok mentek ki utánvéttel melyek előre utalással. Akkor a riport beérkezésével egyeztetjük az adatokat, majd nyugtázzuk, hogy mely rendelések kerültek kiegyenlítésre. Ha nincs külön munkatársunk aki ezeket az adatokat (utánvét, előre utalás, helyben fizetés, számlák) kezelje akkor ez sok időnkbe kerülhet. Ezért ezt a folyamatot is automatizálnunk kell. Megfelelő ügyviteli rendszer képes a futárszolgálat riportját automatikusan feldolgozni. Így külső beavatkozás nélkül, napi szinten láthatjuk és kezelhetjük a teljesített megrendeléseket, hibázás nélkül. 6. Ügyfeleink értesítése a csomagok állapotáról Az automatikus ügyfélértesítés már nem új keletű dolog, sőt online megrendelőink meg is követelik, hogy tájékoztassuk csomagjuk állapotáról. Hogyan, mikor vehetik át, milyen csomagszámon érdeklődhetnek a futárszolgálat ügyfélszolgálatán. Minden folyamatról jelezett információ növeli az ügyfél elégedettségi mutatónkat, és csökkenti a „nem átvett” csomagok számát. Mindegy, hogy sms-t vagy e-mail-t küldünk, ennek az automatizálása rendkívül fontos számunkra, hisz ha ezt nem tesszük meg rendkívül sok energiánkba fog kerülni minden egyes csomag nyomon követése és erről ügyfeleink egyesével történő értesítése. Egy jó ügyviteli rendszer mindezt megteszi helyettünk. 7. Ügyfélszolgálat Sikeres webáruház üzemeltetéshez elengedhetetlen az azonnali tájékoztatás ügyfeleinknek. Gyors és precíz információkkal kell tudnunk szolgálni az érdeklődőknek, hogy merre jár épp a csomagja, mikor kapja kézhez. Ennek automatizálásához olyan ügyviteli rendszert válasszunk, amiben pontosan láthatjuk, hogy az érdeklődő megrendelése már szállításra került vagy még a csomagolásra vár. És ha kell azonnal tudjuk módosítani az adatokat. (pl.: szállítási cím) Ezzel nem csak ügyfélszolgálatosunk munkáját könnyítjük meg, de ügyfeleink is rendkívül elégedettek lesznek cégünkkel. Ha lehetőségünk van rá, automatizáljuk a megrendelések utáni értesítéseket is. 8. Raktárkészlet kezelés és újrarendelés Legnagyobb problémát és a legtöbb munkát mindig a raktárkészlet kezelése jelenti. Melyik termékből, mennyi van a polcon? Ezekből mennyi bizományos (ha van ilyen)? Melyiknek mennyi az ára, melyik van kirakva üzletünkbe, mennyi van a fő raktárunkban, stb. Az is előfordulhat, hogy ügyfelünk megrendelt három ugyanolyan terméket webáruházunkból de raktárunkban csak kettő áll rendelkezésre. Ilyenkor értesítenünk kell beszállítónkat, de ha beszállítónk nem tudja azonnal teljesíteni nekünk a megrendelést, akkor értesítenünk kell az ügyfelünket is a megrendelésének csúszásáról. Automatizált raktárkészlet programunkkal lerövidíthetjük vagy akár teljesen meg is szüntethetjük ezt a problémát. Automatizálás révén beállíthatunk egy készlet figyelőt, hogyha lecsökken bármelyik termékünk a kritikus mennyiség alá a rendszer azonnali riasztást küldjön nekünk, és automatikusan elkészítse a termék megrendelését, és ha kell el is küldi beszállítónk vagy gyártónk felé. 9. Minden felhőn van Forgalmunk növekedésével egyre több adatot kell tárolnunk céges számítógépeinken. Csak az egyre nagyobb kapacitású gépek vagy szerver gépek elégítik ki igényeinket. Ezen eszközök beszerzése elég nagy költségekkel járhat. Ennek a megoldása a mára egyre népszerűbb felhő alapú szolgáltatások. Amikor egy virtuális szerveren tároljuk adatainkat, távol cégünktől így megkímélve céges számítógépeinket. Titkosítási kulcsnak köszönhetően nem csak biztonságban tudhatjuk adatinkat, de bárhonnan bármikor elérhetőek. Felhő alapú ügyviteli rendszerrel akár szabadságunk alatt is bármikor hozzáférhetünk céges adatainkhoz. Láthatjuk a megrendeléseket, raktárkészletünket, bevételeinket. Még azt is melyik munkatársunk rakta össze a csomagokat, melyek kerültek kiszállításra, stb., miközben élvezzük a megérdemelt szabadságunkat. 10. Működési eredmények Szállíthatunk több futárszolgálattal, vagy kezelhetünk bármennyi webáruházat. Célszerű folyamatosan kimutatásokat készítenünk, hogy lássuk nyereségesen dolgozunk e. Ilyenkor rengeteg adatot kell összegyűjtenünk. Van aki füzetben számolgat, van aki Excel táblázatot használ erre a feladatra. Mindegy melyiket használjuk ha nem automatizáljuk le ezt a folyamatot, akár az egész napunkat számolással tölthetjük.Úgy automatizálhatjuk le ha ügyviteli rendszerünk képes kezelni a kiadásainkat és bevételeinket. Ezáltal a rendszer napra kész információval szolgál nekünk egy gombnyomásra. Összességében elmondhatjuk, hogy az automatizálás elengedhetetlen, minden növekedésre ítélt webáruház tulajdonosának és elengedhetetlen a sikeres működéshez. Hisz ha ezt nem tesszük egyre több munkatársat kell alkalmaznunk, akik ellátják az említett folyamatokat, amivel könnyen veszélybe sodorhatjuk cégünk nyereséges működését. Az egyik legjobb módja ha olyan ügyviteli rendszert használunk ami kifejezetten webáruházak számára készült. A Tharanis rendszer pont ilyen. Mindent tud az ügyvitelről, sőt még annál többet is. A Tharanis rendszerrel minden folyamatunkat automatizálhatjuk így a felszabadult időnket marketingre, új ügyfelek szerzésére fordíthatjuk. Nem csak időt nyerünk vele, de nagymértékben csökkenthetjük költségeinket is. Remélem tetszett a cikk és sikerült olyan tippekkel szolgálnom, melyek segítségével könnyebbé válik majd a webáruház kezelése.
Üdvözlettel, https://www.tharanisugyvitel.hu Ui: Amennyiben kérdése van, bátran írja meg nekünk!
|
A domain nem mutat tárhelyre